Modèle de compte de gestion : un exemple rempli et expliqué ligne par ligne

C'est l'objet de cette page : nous avons rempli un compte de gestion complet pour un cas fictif mais réaliste, celui de Denise, 86 ans, qui vit en EHPAD et dont la fille Claire est tutrice. Chaque montant est expliqué et tous les chiffres se vérifient entre eux.

Le modèle officiel de compte de gestion en vigueur

Le modèle publié par Service Public suit l'arrêté du 4 juillet 2024. Il comprend dix parties, toujours dans le même ordre.

Consulter le modèle officiel sur Service Public

Si l'imprimé reçu du tribunal est différent, suivez celui demandé dans votre dossier : les lignes changent, mais la logique reste la même.

Le cas de Denise : un compte de gestion rempli pas à pas

Denise Martin, 86 ans, vit en EHPAD depuis 2023. Sa fille Claire est sa tutrice. Denise a un compte courant, un Livret A et une assurance vie. Claire prépare le compte de gestion de l'année 2025. Toutes les données sont fictives.

Dans cet exemple, les ressources et les dépenses sont celles du compte courant, sur lequel arrivent les revenus et partent les paiements. Le Livret A et l'assurance vie sont présentés dans la situation des comptes. Si votre contrôleur attend une autre présentation, suivez sa consigne.

Si votre proche a vendu ou acheté un bien, reçu un héritage ou ouvert un placement, cette partie demande plus de détails et souvent une copie de l'acte. Notre guide complet explique quoi joindre.

Le résultat de l'année est négatif : − 394 €. Denise ne s'est pourtant pas appauvrie. Le virement de 1 000 € vers son Livret A compte comme une dépense du compte courant, mais l'argent est toujours à elle. Sans ce virement, l'année dégagerait + 606 €.

Vérification : 2 350 € + 20 440 € − 20 834 € = 1 956 €, soit exactement le solde du relevé de décembre. Sous les totaux, le modèle demande un « solde » : si vous ne savez pas s'il faut y inscrire − 394 € ou 1 956 €, faites-le préciser au contrôleur et expliquez votre choix dans les observations.

Les 1 197 € du Livret A correspondent au virement de 1 000 € et à 197 € d'intérêts. Les 880 € de l'assurance vie sont la revalorisation annuelle indiquée sur le relevé de l'assureur : aucun versement n'a été fait.

Au total, le patrimoine financier de Denise augmente de 1 683 €, alors que le compte courant affiche − 394 €. C'est le genre d'écart que le contrôleur doit pouvoir comprendre en lisant le tableau.

Les erreurs fréquentes, illustrées sur l'exemple de Denise

Voici les erreurs les plus faciles à commettre en remplissant le modèle. Chacune fausse le compte ou oblige le contrôleur à demander des explications.

Compter un virement interne comme une dépense de vie courante

Le virement de 1 000 € vers le Livret A se déclare sur la ligne « placements », pas en vie courante. Classé ailleurs, il donnerait l'impression que Denise a dépensé 1 000 € de plus pour elle-même.

Déduire les remboursements des frais médicaux

Claire inscrit 780 € de frais médicaux et 640 € de remboursements sur deux lignes séparées. Inscrire seulement 140 € de frais médicaux nets fausserait les deux totaux, et le contrôleur ne retrouverait plus les montants sur les relevés.

Confondre le résultat de l'année et le solde du compte

Le résultat (− 394 €) et le solde au 31 décembre (1 956 €) répondent à deux questions différentes. C'est le solde final qui sert de point de départ au compte suivant.

Compter la revalorisation de l'assurance vie dans les ressources du compte courant

Les 880 € de revalorisation ne sont jamais passés sur le compte courant. Ils apparaissent dans la situation des comptes, pas dans les ressources de l'année.

Compter deux fois l'aide au logement

Ici, l'allocation logement est versée sur le compte de Denise. Si elle est versée directement à l'EHPAD, elle n'apparaît pas sur le relevé et la facture est déjà diminuée : il ne faut alors pas l'ajouter dans les ressources.

Mélanger patrimoine et vie personnelle dans les observations

Les observations servent à expliquer les chiffres. L'état de santé de Denise ou ses activités à l'EHPAD vont dans un document distinct, comme le prévoit le modèle.

Suivre ses opérations sur Excel

Un tableur fonctionne bien pour une situation comme celle de Denise : un compte courant, peu d'opérations, des dépenses régulières. L'essentiel est de prévoir une ligne par opération, avec ces colonnes :

En fin d'année, une somme par « ligne du modèle » (fonction SOMME.SI ou tableau croisé dynamique) donne directement les montants annuels à reporter.

Le tableur devient plus lourd quand votre proche a plusieurs comptes, des virements internes fréquents, des remboursements de santé à rapprocher ou de nombreuses factures à retrouver. Il faut alors tout ressaisir depuis les relevés et vérifier soi-même chaque total.

Le même dossier préparé avec Beny

Avec Beny, Claire n'aurait pas eu à recopier ses relevés. Les opérations du compte de Denise arrivent par connexion bancaire, ou se saisissent à la main, et une catégorie est proposée pour chacune. Claire rattache la facture de l'EHPAD ou du fauteuil directement à la dépense concernée.

En fin d'année, Beny additionne les montants par catégorie et génère le compte rendu de gestion en PDF, avec les ressources, les dépenses, la balance et la situation des comptes. Le format a été validé par des contrôleurs de comptes de gestion ; Claire relit toujours les montants et les pièces avant l'envoi.

Préparez votre compte avec un exemple sous les yeux

Gardez le cas de Denise ouvert pendant que vous remplissez votre propre compte, ligne par ligne. Et si vous voulez éviter de tout ressaisir l'an prochain, Beny prépare le compte au fil de l'année.