Guide pour les tuteurs et curateurs familiaux
Tableau Excel compte de gestion tutelle : pourquoi une application est plus simple
Pas besoin de vous embêter avec un fichier : une application fait le travail pour vous.
Vous cherchez un tableau Excel pour suivre les dépenses de votre proche et préparer son compte de gestion ? Bonne nouvelle : vous n'avez pas besoin de le construire. Beny, une application conçue pour les tuteurs et curateurs familiaux, classe vos dépenses, calcule les totaux et prépare le compte rendu de gestion pour vous. Moins d'erreurs, et du temps gagné chaque mois.
Un fichier Excel est complexe à construire, il peut comporter des erreurs, et il peut être long à renseigner chaque mois. Une application fait ce travail à votre place et vous fait gagner du temps. Si vous tenez malgré tout à Excel, la méthode pour suivre et catégoriser vos dépenses est détaillée plus bas 😉
En bref
- La réponse courte Pas besoin de tableau Excel. Avec Beny, une catégorie vous est proposée pour chaque dépense, vous joignez vos justificatifs, et les totaux comme le compte rendu de gestion en PDF sont générés automatiquement.
- Pourquoi Un fichier Excel est complexe à construire, peut comporter des erreurs et prend du temps à renseigner chaque mois. Beny vous fait gagner ce temps.
- Si vous préférez Excel La méthode est détaillée plus bas. Les totaux se reportent ensuite dans le modèle officiel de compte de gestion sur Service Public.
- Pour qui Les tuteurs et les curateurs en curatelle renforcée qui préparent un compte rendu de gestion annuel.
Pourquoi ne pas vous embêter avec un fichier Excel
Complexe à construire
Colonnes, liste déroulante des catégories, formules SOMME.SI.ENS, solde de fin de période : un tableau Excel fiable demande du temps et une bonne maîtrise du tableur avant même la première saisie.
Source d'erreurs
Une formule effacée, une catégorie mal orthographiée, un virement compté deux fois : une seule erreur fausse les totaux, souvent sans que vous le voyiez avant le contrôle.
Long à renseigner
Chaque mois, il faut recopier chaque ligne des relevés, choisir sa catégorie, noter le justificatif et vérifier les totaux. Sur une année, cela représente de nombreuses heures.
Petit conseil
Avec Beny : rien à construire, moins d'erreurs, du temps gagné. Les opérations arrivent automatiquement par connexion bancaire, une catégorie est proposée pour chaque dépense et les totaux se calculent tout seuls. Vous gagnez du temps chaque mois, et le compte rendu de gestion est prêt en fin d'année.
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Tout ce que le tableur vous fait faire, Beny le fait pour vous
Un tableau Excel demande de recopier, classer et additionner chaque opération. Avec Beny, une catégorie est proposée pour chaque dépense : vous validez ou vous modifiez, et vous n'avez plus à tout recalculer.
| Tâche | Avec un tableur | Avec Beny |
|---|---|---|
| Saisir les opérations | Recopier chaque ligne du relevé | ✓ Import par connexion bancaire, ou saisie manuelle |
| Classer les dépenses | Choisir la catégorie à chaque ligne | ✓ Une catégorie proposée, que vous pouvez modifier |
| Retrouver les justificatifs | Dossier à part et nom de fichier à noter | ✓ Justificatif joint à chaque dépense |
| Calculer les totaux | Formules à créer et à surveiller | ✓ Totaux calculés automatiquement |
| Préparer le compte rendu | Recopier les totaux dans le formulaire puis saisir les autres informations demandées | ✓ PDF complet conforme aux attentes des contrôleurs et des tribunaux |
| Suivre l'évolution du modèle | Adapter soi-même son tableau | ✓ Rien à faire |
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Vous préférez quand même Excel ? Construire votre tableau
Voici la méthode, avec ses contraintes. Deux onglets sont nécessaires. Pour comprendre le compte de gestion lui-même, consultez d'abord notre guide complet du compte de gestion en tutelle et curatelle renforcée.
Onglet 1 : Journal
Une ligne par opération, avec les colonnes décrites ci-dessous.
Onglet 2 : Catégories et totaux
La liste de vos catégories, recopiées du modèle officiel, avec le total de chacune et le solde de fin de période.
Le tableau se construit de la même façon dans Excel, LibreOffice ou Google Sheets.
Les colonnes du journal
| Colonne | Ce que vous y notez | Exemple |
|---|---|---|
| Date | La date de l'opération sur le relevé | 05/02/2025 |
| Compte | Le compte concerné | Compte courant |
| Libellé | Ce que représente l'opération | Facture EHPAD février |
| Catégorie | La ligne du modèle officiel correspondante, écrite à l'identique | Frais d'hébergement |
| Entrée | Le montant reçu | |
| Sortie | Le montant payé | 1 300 € |
| Justificatif | Le nom du fichier ou du document | 2025-02-facture-ehpad.pdf |
| Remarque | Une précision utile pour le contrôle | Facture jointe |
Les formules utiles
Liste déroulante des catégories
Sélectionnez la colonne « Catégorie » du journal, puis Données > Validation des données > Liste, et indiquez la plage où vous avez inscrit vos catégories.
Total d'une catégorie
Dans l'onglet « Catégories et totaux », à côté de chaque catégorie écrite en colonne A, la formule =SOMME.SI.ENS(Journal!F:F;Journal!D:D;A2) additionne les sorties. Remplacez F par E pour les entrées.
Total des ressources et des dépenses
=SOMME(Journal!E:E) et =SOMME(Journal!F:F).
Solde de fin de période = Solde de départ + Total des entrées − Total des sorties
Ce solde doit être égal au solde du relevé au 31 décembre.
Mode d'emploi en 5 étapes
Étape 1 : préparer vos catégories
Ouvrez le modèle officiel sur Service Public, ou celui demandé dans votre dossier. Notez les lignes qui concernent votre proche : pension de retraite, frais d'hébergement, frais médicaux, assurance santé… Inscrivez-les dans l'onglet « Catégories et totaux » : elles apparaîtront ensuite dans la liste déroulante du journal, toujours écrites de la même façon.
Avec Beny : pas de liste à recopier, une catégorie correspondant aux rubriques du compte rendu vous est proposée pour chaque dépense, et vous pouvez la modifier.
Étape 2 : noter le solde de départ
Dans l'onglet « Catégories et totaux », indiquez le solde du compte courant au début de la période : le solde du dernier compte rendu de gestion, ou celui de l'inventaire pour un premier compte rendu.
Étape 3 : saisir les opérations au fil de l'eau
Reprenez chaque relevé, de préférence une fois par mois. Une opération égale une ligne. Par exemple, la facture EHPAD de février de Denise, 86 ans, s'inscrit ainsi : 05/02/2025, compte courant, « Facture EHPAD février », Frais d'hébergement, sortie de 1 300 €, justificatif « 2025-02-facture-ehpad.pdf ».
Avec Beny : les opérations arrivent automatiquement par connexion bancaire, avec une catégorie déjà proposée. Plus de recopie ligne par ligne.
Étape 4 : classer les justificatifs
Enregistrez chaque facture ou relevé dans un dossier, avec le nom indiqué dans la colonne « Justificatif ». Au moment du contrôle, vous retrouverez la pièce de chaque opération en quelques secondes.
Avec Beny : vous joignez le justificatif directement à la dépense dans le dossier de votre proche. Plus de dossier à part ni de nom de fichier à reporter.
Étape 5 : reporter les totaux dans le modèle officiel
En fin d'année, l'onglet « Catégories et totaux » donne la somme de chaque catégorie et le solde de fin de période calculé. Reportez les montants sur les lignes correspondantes du modèle officiel, puis comparez le solde calculé à celui du relevé au 31 décembre : ils doivent être identiques.
Pour voir le résultat attendu, consultez notre exemple de compte de gestion rempli, ligne par ligne.
Avec Beny : les totaux se calculent tout seuls et Beny génère le compte rendu de gestion complet en PDF, conforme aux attentes des contrôleurs et des tribunaux.
Les erreurs à éviter avec un tableur
Une catégorie tapée à la main
« Frais d'hébergement » et « Hébergement EHPAD » donnent deux totaux séparés. Choisissez toujours la catégorie dans la liste déroulante.
Un virement entre comptes compté comme une dépense
Un virement vers le livret de votre proche n'est pas une dépense de vie courante : notez-le dans la catégorie « Placements ».
Des remboursements déduits des frais médicaux
Inscrivez les frais médicaux et les remboursements de la CPAM ou de la mutuelle sur deux lignes distinctes.
Une formule effacée par erreur
Si un total paraît anormal, vérifiez que la formule de l'onglet « Catégories et totaux » n'a pas été remplacée par un chiffre.
Des justificatifs introuvables
Une opération sans nom de justificatif sera difficile à prouver lors du contrôle.
Les limites d'un tableau Excel
Un journal Excel convient bien à une situation simple : un compte courant et quelques opérations par mois. Tout se complique dès que la situation de votre proche s'étoffe :
- Plusieurs comptes bancaires : compte courant, livrets, assurance vie… Il faut suivre chaque compte, repérer les virements de l'un à l'autre pour ne pas les compter deux fois, et reconstituer la situation de chaque compte en début et en fin d'année.
- Un patrimoine immobilier : loyers perçus, taxe foncière, charges, travaux, vente ou achat d'un bien… Ces opérations s'ajoutent au suivi courant et doivent être déclarées dans les actes de gestion, avec leurs justificatifs.
- Un hébergement en EHPAD, des remboursements de santé fréquents ou de nombreuses factures : autant de lignes à recopier, à classer et à rapprocher.
Chaque opération doit alors être recopiée depuis les relevés, classée à la main et vérifiée. C'est précisément le travail que Beny vous évite : tous les comptes et le patrimoine de votre proche sont réunis dans un même dossier, et une catégorie est proposée pour chaque opération.
Avec Beny, plus rien à recalculer
Beny est un logiciel en ligne conçu pour les tuteurs et curateurs familiaux, en tutelle comme en curatelle renforcée. Il reprend la logique de ce journal, sans la saisie :
- Les opérations arrivent automatiquement par connexion bancaire, ou se saisissent à la main si vous préférez.
- Une catégorie est proposée pour chaque dépense et chaque revenu, selon les rubriques du compte rendu. Vous la validez ou la modifiez.
- Vous joignez un justificatif à chaque dépense, directement dans le dossier de votre proche.
- Les totaux se calculent tout seuls, et Beny génère un compte rendu de gestion en PDF conforme aux attentes des contrôleurs et des tribunaux.
- Toujours à jour : pas de tableau à adapter quand le modèle évolue.
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Vous hésitez encore ? Comparez les solutions dans notre article Quel logiciel pour faire son compte de gestion ?
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Questions fréquentes
Faut-il vraiment un tableau Excel pour le compte de gestion ?
Non. Aucun tableau n'est exigé : seul le compte rendu de gestion, établi selon le modèle demandé dans votre dossier, est à envoyer. Une application comme Beny suit les opérations pendant l'année, propose une catégorie pour chaque dépense et prépare ce compte rendu pour vous.
Existe-t-il un tableau Excel officiel pour le compte de gestion ?
Non. Service Public publie le modèle de compte de gestion sous forme de texte à compléter. Un tableur sert à suivre les opérations pendant l'année, puis vous reportez les totaux dans ce modèle.
Peut-on envoyer le tableau Excel à la place du formulaire ?
Non. Le compte rendu de gestion doit suivre le modèle demandé dans votre dossier. Le journal Excel est un outil de préparation : vous pouvez le conserver comme support, mais il ne remplace pas le formulaire.
Ce tableau fonctionne-t-il pour une curatelle renforcée ?
Oui. Le compte rendu de gestion suit le même modèle en tutelle et en curatelle renforcée, et le journal s'utilise de la même façon.
Peut-on faire ce tableau sur Google Sheets ou LibreOffice ?
Oui. Les colonnes, la liste déroulante et la formule SOMME.SI.ENS existent aussi dans ces deux logiciels.
Faut-il un onglet par compte bancaire ?
Non. La colonne « Compte » permet de suivre plusieurs comptes dans le même journal. Pour la situation des comptes, reprenez les soldes de début et de fin de période sur les relevés de chaque compte.
Pourquoi ne pas proposer un modèle Excel à télécharger ?
Parce que les rubriques du modèle officiel peuvent changer. Un fichier téléchargé continue de circuler bien après une mise à jour, et pourrait vous faire préparer un compte rendu de gestion sur une base dépassée. Construire votre tableau à partir du modèle en vigueur vous évite ce risque. Avec Beny, cette question ne se pose pas : le logiciel suit le modèle pour vous.
Commencez avec ce que vous avez déjà
Rassemblez votre jugement, votre dernier compte ou inventaire et vos relevés, puis avancez étape par étape. Avec Beny, ce que vous enregistrez pendant l'année sert directement à préparer votre prochain compte de gestion.
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